你好! 我是宗翰- Kdan Cloud小幫手

大家好,我是宗翰,英文名字叫做John,我知道我是菜市場名,但是我媽媽希望我當個可靠的人,所以幫我取了一個聽起來很可靠的名字。今年五月起,我就常駐在Kdan Cloud 中,我的任務就是幫助大家快速上手Kdan Cloud上所提供的功能與服務,並且提供各種產品相關的訊息。

Kdan Cloud John
我很害羞

 

不知道過去一個月來,大家使用Kdan Cloud是否還順利?身為小幫手的我,蒐集一些團隊使用Kdan Cloud常見的問題,透過這篇文章為大家解答。

問題 1. 我有使用Creativity 365 / Document 365的App,Kdan Cloud要怎麼跟這些App搭配使用呢?

Kdan Cloud幫助你更有效管理、組織Creativity 365和Document 365中所創立的文件和檔案,並且能即時與團隊分享你的資料。例如,PDF Reader中的文檔、Markup的注釋、Animation Desk的動畫專案、Write-on Video的影片或者NoteLedge的筆記等等,都能透過Kdan Cloud備份和分享,相關功能摘要如下:

  • 使用Kdan Cloud的個人資料夾或共享資料夾整理檔案
  • Kdan Cloud讓你在搜尋檔案時,除了輸入檔名,也能過濾想尋找的檔案格式,幫助你快速找到需要的檔案。
  • 共享資料夾也能追蹤所有的活動紀錄,幫助你了解成員上傳或編輯資料的狀況

問題 2. 宗翰,我看到連結的分頁中,有「下載連結」和「檔案索取連結」,兩者差異是什麼?

好問題! 活用下載連結和檔案索取連結可以大幅促進資訊分享的效率! 請容許我再來說明一下:

  • 下載連結: 這個連結讓別人可以「下載」你的檔案或資料夾。
  • 檔案索取連結: 這個連結讓別人可以「上傳檔案」到你指定的資料夾,而且對方不會看到資料夾中的其他檔案,可確保你的檔案隱私。

兩種連結生成後,都可以匯出至第三方的app,你可以很快地把連結傳送給Line、臉書、Email上的聯絡人等。 更棒的是,連結的接收者不需要使用註冊或登入的步驟,就可開始下載或上傳檔案。

宗翰這邊提供一些下載連結和檔案索取連結的使用情境給大家參考:

老師收作業:

建立「檔案索取連結」,再將連結分享給學生們,就可以請學生們將作業傳到Kdan Cloud的雲端空間,上傳的時間也都清清楚楚,收作業好方便!

一般團隊工作:

有資料蒐集的需求時,使用「檔案索取連結」,請團隊成員把資料丟進資料夾中,方便下一步整理和討論。

分享大型檔案:

Email附件有夾帶容量限制,往往無法夾帶影片、音效檔、高解析度的圖檔等大型檔案,這時候就可以使用下載連結了。只要對方點擊下載連結,就能取得檔案。若結束專案或不需要再與對方共享檔案時,也可以將連結刪除,即時控管檔案的存取權限。

 

問題 3. 可是宗翰,我找不到我的共享資料夾啊?

別擔心,在「所有檔案」的分頁中,點選螢幕右上方有三個小人的資料夾圖示,共享資料夾和團隊清單就會出現在畫面的上半部了,一旦個人資料夾轉換為共享資料夾後,也一樣會顯示在這個區域。

 

要把個人資料夾轉變成共享資料夾相當簡單,只須利用拖曳的方式將資料夾拖曳到介面上半部的共享資料夾區即可。同樣的做法也能運用在共享檔案,將檔案拖曳到共享資料夾中即可。

除了看看自己有哪些共享中的資料夾外,也可以查看個別資料夾中的詳細資訊,例如:

  • 誰是這個共享資料夾的擁有者
  • 團隊成員清單與使用權限
  • 追蹤資料夾的編輯紀錄

共享資料夾是團隊分享資訊的利器。在專案內,團隊成員可以更快的分享、查看文件,資料夾的擁有者也可透過團隊看板,查看成員是否有即時上傳和更新檔案。

結論

Kdan Cloud

宗翰今天就先說到這了,相信可以幫助你初步認識Kdan Cloud的基本功能運作!往後Kdan Cloud還會推出更多服務,幫助各位在行動辦公中所向無敵。歡迎大家在文章底下留言跟我分享你使用Kdan Cloud的方式!也請別忘了打開app內的推播通知功能,這樣我才可以常常和你說說話,各位上班加油哦,宗翰為你打氣!

 

宗翰, John

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作者簡介

宗翰

住在Kdan Cloud的小幫手,個性溫吞老實,最好的朋友是Jolly,最大的願望是可以住大房子。

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