開創成功生意的三個必備工具

        創業的艱辛人盡皆知,公司成立後是否能維持有效率地運作,是決定公司長久發展的關鍵因素之一。自2009年凱鈿誕生後,我們已經從新創公司,蛻變成穩定成長的中型企業。我們在本文推薦三個公司內部必備的工具,包含會議軟體、CRM軟體和PDF註解軟體。希望可以藉由我們的經驗,幫助正在營運新創公司的企業家或正在築建夢想公司的人。

會議軟體-U 會議

        內部團隊間需要互相了解進程,對外需要和客戶與夥伴溝通。相較於台灣常用的Line、WeChat等以個人使用為目的的通訊軟體,會議軟體提供較好的檔案管理與共享畫面工具,讓員工們得以更順暢且有效率地溝通。以凱鈿為例,在我們內部的例行會議中,常需要同時連線台灣、美國與大陸的辦公室,因此在選用會議軟體時,我們會特別考量跨地連線的品質。

        在眾多會議軟體選擇之中,凱鈿團隊推薦U 會議。U 會議不僅支援高影音品質的即時多方視訊,在對外連線時,U 會議支援使用Chrome瀏覽器加入會議,您的客戶或商業夥伴無需安裝額外軟體或插件,即可輕鬆加入會議。另外,U 會議整合了Outlook和Google行事曆,員工可以同步查看與安排行程。

        U 會議的免費版本提供每場五十分鐘的會議,並可同時讓25人參與討論,對於新創公司的使用需求已相當足夠,目前U 會議官網也開放免費體驗一個月。待未來營運規模成長後,也可選擇升級為付費會員,開放更多會議成員加入並延長會議時間,還能獲得更多進階的會議管理工具,輕鬆總覽組織內會議使用情況與行為分析。

        綜合以上原因,我們認為U 會議適合新創公司和中小企業使用。當然,市面上還有幾款熱門的會議軟體,像是Zoom, TeamViewer和Join.me等,可以視公司內部的需求進行選擇。

客戶管理系統(CRM)-pipedrive

        一個成功的企業,不僅需要開發新客源,同時還需經營現有的客戶關係。使用office表單管理客戶資訊已無法應付龐大的客戶資料,此時公司需要配置一套完善的CRM系統,方便追蹤、保存與管理各種客戶資料,幫助團隊成員快速分類客群,並定義含金量高的潛在客戶。

        Pipedrive是一套操作相當簡易的工具。我們喜歡它直覺的操作介面,特別是智慧型email和業務管理工具的整合。除此之外,Pipedrive可客製與公司內部系統進行串接,各方來源的客戶名單可以自動匯入CRM系統進行追蹤,大大省去了員工手動更新客戶名單所耗費的時間。Pipedrive也支援行動裝置,讓在外的業務們即時更新交易進度,同一時間,在內的主管也能隨時透過「Sales forecasting」的功能預見本月的收支。相對其他較大的CRM品牌,Pipedrive的價位方案較親民,適合初期資金有限的新創公司。市場中也有許多成功的新創公司使用Salesforce或Zoho,各有其優劣,可依據公司的客戶性質與規模,選擇較適合的CRM系統。

PDF註解軟體-PDF Reader

        一般公司的對外公開文件多採用PDF格式。若一個PDF軟體工具兼具閱讀與編輯功能,讓你可在任一裝置上進行簽署、保存、傳輸和註記契約、白皮書或其他數位文件等,便能精簡內外工作流程,讓企業運作減少紙張列印和文件傳遞的成本。

        凱鈿致力提供PDF文件處理工具。我們的Document 365方案包含跨裝置、跨系統的PDF Reader軟體,協助優化企業內部工作流程。PDF Reader軟體可直接掃描文件並轉成PDF格式,亦配置手寫簽名與完整的註解工具。透過Kdan Cloud雲端服務管理或是Dropbox、Google Drive、OneDrive等個人既有的雲端服務串接,方便員工備份與分享文件。PDF Reader最大的特色為同步支援手機、平板、電腦:業務在外可利用平板電腦請對方簽名、完成交易,有需要的話也可以透過串聯,回到辦公室再使用桌機做更進階的檔案編輯。凱鈿Document 365方案具備多年的市場經驗,無論在功能、技術面上,皆領先於市面上其他PDF註解軟體。持續成長的全球用戶更是給予我們肯定的最佳證明。

        上述介紹的U Meeting、Pipedrive、Document 365都提供企業試用的方案,你可以直接申請試用體驗,評估是否符合團隊的使用情境後再決定是否繼續付費。同時,我們亦鼓勵你嘗試比較其他的替代方案,逐步發掘這些服務如何為團隊帶來價值。Document 365提供企業團隊14天免費試用,毋需填寫信用卡資訊,便能體驗最完整的PDF文件解決方案。


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作者簡介

Ruei Li

號稱全台北唯一使用滑板車通勤上班的男人。專長是把多叫的第二碗便當吃完,而坐在辦公室卻越來越肥了。在校是學心理跟哲學的,本來不是當個醫生就是律師或寫個小說的,現在是一個為了五塊錢折腰的文章寫手。

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