Document security

你不可不知的保護PDF文件安全三方法

現今行動裝置的容量逐漸擴充,從最早期內建16GB容量,中途歷經透過SD卡擴充到64GB的階段,到最新一款iPhone Xs,更內建到512GB超大容量版本。當大家開始以行動裝置處理以往只能於電腦上處理的工作任務時,便開始儲存許多個人資料在行動裝置中,如個人機密文件或財務文件等,如筆者因為有自助旅行的習慣,也會準備一份護照和身分證件的電子影本,以備不時之需

然而,資料安全的議題在行動裝置領域中逐漸受到重視,除了透過外在防毒軟體,個人自我約束的使用行為也能確保資料的安全。接下來,我們將提供幾個操作訣竅,教你如何利用凱鈿Document 365中的PDF Reader軟體,保護個人資料。

 

文件置入浮水印

一般對於浮水印的印象,多起於畢業前上傳研究論文時,要求必須插入校徽浮水印,以宣告該論文的版權與正當性。通常在一般工作環境中,我們會習慣對PDF文件插入浮水印,證明文件修改的版本或是作為標示文件的歸屬與來源。浮水印多用於內部討論產品開發或是與客戶討論製程的文件應用。

Add Watermark to PDF

 

檔案加密保

若是在特殊的情況下,必須將行動裝置外借給他人使用時,但又不希望文件內容受他人窺探,或擔心透過網路傳遞的過程遭他人濫用,建議你可以直接對PDF文件置入密碼保護,再另外告訴接收者檔案密碼,以確保檔案只有正確的接收者能打開使用。

 

傳送加密下載連結

Document 365中,提供1 TB的Kdan Cloud雲端儲存空間,用戶可在網頁版中為已上傳的檔案建立加密的分享連結。接收者必須輸入正確的密碼,才能可透過該連結下載文件。同時,你也可以管理並刪除已建立的檔案連結,避免連結遭他人分享而誤用。

 

行動裝置雖然便利,但唯有自己先具備資訊安全的認知與警戒心,才是避免機密文件遭他人濫用的不二法則。我們提供上述三種保護文件的方式,相信能為你建立基本的文件防護概念,降低自身與組織內部文件資料外洩的風險。

 

凱鈿為未來的獨角獸加油!

你現在是新創公司的成員嗎?擔心自己創新的想法被濫用嗎?身為新創的成員,想必定有許多為了業務發展到處奔波、會議或洽談合作的機會。凱鈿深知新創公司的甘苦,我們以過來人的身份特別設計一新創公司的限定優惠,為未來的獨角獸加油!只要符合成立五年內且成員不超過9人的團隊,只要在Document 365企業方案網頁下方填寫申請,即可享Document 365前三年七折的團購優惠!

 


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作者簡介

Frank Lin

2010年加入凱鈿至今,工號在前10的資深員工一位。熱愛富含文化底蘊的國家、喜歡自助旅遊,偶爾串場公司活動主持,有時間會經營自己的旅遊部落格,最近在專研黑暗料理。

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