通勤職人
行動辦公的提供彈性的方式賦予員工管理自己時間的權力,有效兼顧工作和生活。

Document 365如何幫助四種行動辦公族群提升工作效率!

研究指出Y世代族群(泛指西元1982至2004年間出生的千禧世代)中,92%的人會將企業是否提供彈性工作時間視為選擇職場工作環境的優先考量因素。遠距或行動辦公是近期興起的職場話題,工作環境不再侷限在單一固定場所,而是視職務需求機動更換辦公地點。尤其,也有研究指出「行動力」是決定工作效率高低的因素之一,工作環境中導入行動科技與具備個人化管理工具,將能有效提升個人工作生產力。行動辦公的目的並非要員工24小時待命,而是提供彈性的方式賦予員工管理自己時間的權力,有效兼顧工作和生活。凱鈿的Document 365提供各式PDF文件解決方案與服務,協助下列四種職場環境中常見的工作族群提升其工作效率。

 

第一線工作者

第一線工作者
第一線工作者是公司對外形象的實踐者,個人專業度呈現相當重要。

身為第一線工作者,無論你是外勤、工廠技師、櫃檯招待或是客服專員,工作中需要經常與客戶互動,您的專業知識無疑彰顯企業對外形象的塑造。尤其,工作上可能需要短時間內熟悉公司各項產品的操作資訊,或是掌握內部最新的行銷活動,如何快速從文件中找到正確資訊,並活用任何瑣碎的時間學習或補強專業能力,是第一線工作者必須注意的地方。

 

建議使用:

  • 文件匯入 – 利用WiFi、USB、雲端空間、Email附件將檔案從桌機傳輸至行動裝置。
  • 書籤工具 – 對重要頁面插入書籤,方便來回查找重要資訊。
  • 註解摘要列表(BOTA) – 可一次檢視先前在文件中所有標記內容,方便快速複習。
  • 手寫工具 – 利用手寫工作填入個人評論心得,或是協助強調文件內容細節。

 

通勤職人

通勤職人
善用前往辦公室的通勤時間,為每日工作做好準備

根據美國人資社群文章指出全球每個人平均一天會需要花上76分鐘在通勤移動中,尤其長途的通勤時間容易使人焦慮,導致對於工作的缺乏熱情,容易引發習慣性遲到或缺席。同時美國Insider網站報導,英美國家單程通勤時間約20至30分鐘,日本更可能花費兩小時在移動中。然而,若能掌握在前往工作前的通勤時間,為當日的工作內容做好準備,可讓工作更加得心應手。

 

建議使用:

  • 雲端同步 – 將原本存放在雲端的文件同步至行動裝置中。
  • 文件閱讀 – 隨時隨地利用行動裝置閱讀文件或掌握最新資訊。
  • 文字轉語音 – 利用文字轉語音功能,將文字內容化作人聲唸給你聽。
  • 檔案傳輸 – 透過分享功能,可即時將檔案寄出、或分享到工作群組內。

 

出差旅人

出差旅人
利用行動裝置的便利優勢,和桌機相互配合,也能降低外出時的不確定性。

公司內業務或行銷人員常需要外出參展、拜訪客戶拓展合作商機,但不見得能隨時隨意獲取網路掌握公司最新資訊。尤其遇遠程出差時,許多軟硬體條件有時不如原本熟悉的環境中便利,可能面臨網路不順、或筆電電源不足等情況。利用行動裝置的便利優勢,不僅可和桌機相互配合,也能降低外出時的不確定性。

 

建議使用:

  • 雲端空間 – 檔案備份至Kdan Cloud,可輕易透過PDF Reader串連各種裝置。
  • 檔案拆分 – 利用檔案拆分工具,保留真正重要的檔案內容,亦利於檔案傳輸。
  • 離線模式 – 離線模式可在沒有網路環境下,仍可使用進階編輯工具。
  • 簽名工具 – 可直接利用簽名工具直接在行動裝置上簽署合約內容。

 

專業服務諮詢者

專業服務諮詢者
專業工作者常安排許多會議,如何減少時間浪費是普遍在意的話題。

提供專業服務的工作者有許多接觸與認識各種客戶的機會,除了要事先了解服務對象而蒐集、閱讀大量的文件,更常要參加各種會議與簡報。尤其可能面臨與客戶往返合約文件進行修改,又因臨時手邊無法取得原稿而面臨重新繕打的窘境。如何減少時間浪費,是提供專業服務的工作者最在意的話題。

 

建議使用:

 

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作者簡介

Frank Lin

2010年加入凱鈿至今,工號在前10的資深員工一位。熱愛富含文化底蘊的國家、喜歡自助旅遊,偶爾串場公司活動主持,有時間會經營自己的旅遊部落格,最近在專研黑暗料理。

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